Хорошая девочка Лида…

По работе мы ежедневно сталкиваемся с сотнями и тысячами емейлов. С частью из них работать удобно и комфортно, а часть непременно вызывает раздражение.

Мне кажется, что есть 3 (5) основных кита, про которых ни в коем случае не стоит забывать при ведении деловой переписки:

1) Подпись электронного сообщения должна содержать ваши контактные данные, в т.ч. номер телефона.
Поверьте, нет ничего ужасней, чем перебирать все письма от какого-то человека в попытке найти его номер телефона.
Также нелишним будет вставить и адрес - вдруг вам захотят отправить ваш экземпляр акта выполненных работ, поздравительную открытку или букет цветов?

2) При ответе на чьё-то письмо всегда цитируйте сообщение, на которое отвечаете.
У меня есть одни партнёры, которые каждый ответ начинают с чистого листа. Причем пишут они мне раз в несколько месяцев и у меня всегда уходит как минимум 3 минуты на то, чтобы понять о чем это они вообще пишут.
Понятно, что в целях экономии трафика не стоит отправлять письма с хвостами ещё времён царя гороха, но как минимум то сообщение, на которое вы отвечаете, надо процитировать.

3) Если это не лично/конфиденциальный ответ - при ответе нажимайте кнопку "Ответить Всем".
Поверьте, в бизнесе не зря ставят в копию всех этих людей - вполне вероятно, что они все вовлечены в один общий проект и им тоже надо быть в курсе вашего ответа. Игнорирование этого правила заставляет получателя пересылать ваши письма всем заинтересованным сторонам и в итоге это создаёт мега-путаницу в коммуникациях.
Лично меня особо умиляют ситуации, когда ты пишешь человеку письмо, ставишь в копию несколько других людей, но от отвечает только тебе. При ответе на полученное письмо ты снова ставишь в копию ту же группу товарищей, что и в предыдущем письме, как бы говоря "Смотри, эти люди снова здесь, значит я хочу, чтобы они были в курсе нашей переписки. Отвечай нам всем". И после этого человек снова отвечает только тебе лично. И так может продолжаться бесконечно долго 🙂

4) При ответе на чей-то емейл печатайте своё сообщение над полученным емейлом, а не под ним.
Если вы вставляете комментарии в тексте цитируемого письма - сообщите об этом в самом начале письма, так как ваш собеседник может не догадаться проматывать всё сообщение до низу в поисках вашего ответа.
Комментарии в тексте выделяйте другим цветом и шрифтом, чтобы их было легче найти.

5) Старайтесь не менять subject письма при длительных обсуждениях одной и той же темы. Так всем участникам переписки будет гораздо проще найти всю переписку, касающуюся этого вопроса.

Это 5 основных правил для успешного ведения деловой переписки. Список не окончательный, обжалованию не подлежит, но может дополняться новыми разумными правилами.

Рекомендуется к прочтению студентам, сотрудникам небольших агентств, моей Маме, всем членам AIESEC, а также тем, кто хочет успешно и оперативно работать.